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Aufgabenmanagement für alltägliche Arbeiten

Jeder Unternehmer und auch jede Privatperson steht vor der Herausforderung, die täglichen Arbeiten und Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und zu ordnen. Manche Menschen meistern diese Herausforderungen besser bzw. effizienter als andere.

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Bei einer vergleichbaren „Last“ an Aufgaben und dem zur Verfügung stehenden Zeitpotential sind die Ergebnisse bei unterschiedlichen Menschen sehr verschieden. Während manche Menschen da scheinbar im Chaos und in Überforderung versinken, sind bewältigen andere Menschen ähnliche Aufgaben mühelos und ganz souverän.

Verschiedene Faktoren

Der Grund für diese Unterschiede ist sicher nicht nur eindimensional in einem Unterscheidungsmerkmal zu finden. Der Unterschied liegt in einer Vielzahl von Faktoren.

Dies sind einige der möglichen Faktoren:

  • Persönlichkeitsstruktur
  • Zeitmanagement
  • Aufgaben Priorisierung
  • Aufgabenmanagement
  • Fokussierung
  • Fähigkeiten und Fertigkeiten

Diese Liste ließe sich noch ein Stück weiter ausführen.

Ich möchte an dieser Stelle auf das Aufgabenmanagement eingehen.

Warum das Aufgabenmanagement wichtig ist

Von der Wichtigkeit des Zeitmanagements oder der Persönlichkeitsstruktur im Zusammenhang der Strukturierung von Aufgaben hast du sicher schon an vielen Stellen gelesen. Mindestens genauso wichtig ist allerdings das Aufgabenmanagement.

Beim Aufgabenmanagement geht es darum, dass du dir deine täglichen Aufgaben klar, eindeutig und verständlich formulierst. Das Aufgabenmanagement ist sehr eng mit Zeitmanagement verbunden, weswegen du immer beide Faktoren im Auge behalten solltest.

Wo du deine Aufgaben formulierst

Das Formulieren der täglichen Aufgaben solltest du idealweise nicht im Kopf machen, denn das Gedächtnis ist da oft ein nicht ganz zuverlässiger Partner und es besteht die Gefahr, dass du wichtige und notwendige Aufgaben, die du dir sorgfältig geplant hast, ganz oder teilweise vergisst. Am besten hältst du dir deine Aufgaben schriftlich fest. Dies kannst du sowohl in einem Notizbuch machen oder digital (z.B. auf deinem Handy oder dem PC). Ich persönlich finde das Festhalten in einem Notiz- oder Tagebuch als die bessere Variante für mich. Alles was von meinem Kopf über meine Hand auf ein Blatt Papier gefunden hat, sitzt einfach besser. Zudem bin ich damit vollkommen unabhängig von Strom und Gerätschaften.

Wie du deine Aufgaben formulierst

Werde bei der Formulierung der Aufgaben so konkret wie möglich. 

Beispiel:
Von 10-12 Uhr Arbeiten an der Website

Besser:
Aufgabe: Erstellen eines Berichtes über Zeitmanagement
10:00 – 10:30 Uhr Keyword Recherche
10:30 – 11:30 Uhr Text erstellen + Bildrecherche
11:30 – 12:00 Uhr Text in Website einpflegen + Metabeschreibung erstellen

Wenn du Aufgaben zu allgemein formulierst, dann wirst du Gefahr laufen dich zu verzetteln. Dann wirst du dich in Nebenaufgaben, die unwichtig oder nicht dringend sind verlieren, weil die vielleicht einfacher sind oder dir mehr liegen.

Ein weiterer Tipp ist, dass du dir die schwerste oder unangenehmste Aufgabe als erste einplanst. Jeder von uns muss jeden Tag Aufgaben erledigen, die man am liebsten schieben möchte. Vielleicht kennst du das auch an dir. Den ganzen Tag schiebst du die Aufgabe vor dir her und bindest dabei Gedanken und mentale Energie. Du machst dir vielleicht Sorgen und hast eine Menge Ungefühle dabei. Zu guter Letzt musst du die Aufgabe aber erledigen. Mach es dir also einfach und erspare dir unnötigen Energieverlust: Erledige die Aufgabe als allererstes und die Last ist weg. Zurück bleibt ein gutes Gefühl und die Gewissheit, dass es für heute nur noch einfachere Aufgaben geben wird (außer der Alltag macht dir einen Strich durch die Rechnung) 🙂

Der beste Zeitpunkt die Aufgaben festzuhalten

Wenn du hier im Internet recherchierst oder Literatur zu Rate ziehst, wirst du unterschiedliche Aussagen erhalten. Manche Autoren werden dir raten, dass du dich am Vorabend über den Folgetag Gedanken machst, andere werden dir vorschlagen am Morgen die Planung vorzunehmen. Mein Ratschlag ist, dass die beste Zeit sein Aufgabenmanagement für den Tag zu machen der Morgen ist. Gleich direkt nach dem Aufstehen und, wenn du das machst, deiner persönlichen mentalen Vorbereitung auf den Tag. Warum der Morgen besser ist? Gleich nach dem Aufstehen ist den Verstand noch so frei von Problemen, Gefühlen und Gedanken, die sich im Laufe des Tages angesammelt haben. Zu diesem Zeitpunkt ist den Verstand am neutralsten – zudem hast du eine Nacht über Problemstellungen und Fragestellungen des letzten Tages geschlafen. Und eine Nacht über eine Aufgabe oder ein Problem schlafen, lässt diese in einem ganz anderen Licht erscheinen, was für eine objektivere Entscheidung sinnvoll ist.

– Sascha Travica